بر اساس توافق اتاق بازرگانی تهران و مرکز صادرات فدراسیون روسیه، یک هیات تجاری متشکل از نمایندگان ۷۸ شرکت روسی برای مذاکره رو در رو با همتایان خود طی روزهای ۲۸ تا ۳۰ شهریور ماه به تهران سفر خواهند کرد؛ بر این اساس، اعضای اتاق تهران و اتاق‌های بازرگانی سراسر کشور می‌توانند برای مذاکره با بازرگانان روسی در این رویداد حضور پیدا کنند.
در اجرای تفاهم‌نامه منعقد شده در سپتامبر ۲۰۲۰ بین اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی تهران و مرکز صادرات فدراسیون روسیه، یک گروه تجاری ۱۲۵ نفره از ۷۸ شرکت روسی که در زمینه‌های مختلف اقتصادی و تجاری فعال هستند، به منظور دیدار و مذاکره با تجار و بازرگانان ایرانی سراسر کشور و برگزاری مذاکرات دوجانبه با همتایان خود، طی روزهای ۲۸ لغایت ۳۰ شهریورماه ۱۴۰۱ به تهران سفر خواهند کرد.
بر اساس آنچه در اطلاعیه معاونت بین‌الملل اتاق تهران منتشر شده، زمینه فعالیت اعضای این هیات شامل حوزه‌هایی چون صنایع غذایی و کشاورزی نظیر گوشت، ماکارونی و پاستا، آب معدنی، انواع نوشیدنی‌ها، غلات، شیرینی و شکلات، انواع روغن‌های خوراکی، آبزیان، تجهیزات و ماشین‌آلات صنایع غذایی و کشاورزی، بسته‌بندی، سلامت، دارو و تجهیزات پزشکی، مصالح ساختمانی، شیشه و بلور، صنایع چوب، قطعات خودرو، حمل‌ونقل، تجهیزات صنعتی، صنایع فلزی، سیستم‌های مخابراتی و رادیویی، حفاری و استخراج، انرژی، بازیافت، تبلیغات و بازاریابی دیجیتال، آموزش و ... است.
از این رو، معاونت امور بین‌الملل اتاق تهران در نظر دارد تا به منظور بهره‌برداری حداکثری از ظرفیت حضور این هیات تجاری در کشورمان، با زمان‌بندی جلسات دوجانبه تجاری و تعیین وقت، فرصت گفت‌وگو را به‌صورت مجزا در اختیار تجار و فعالان اقتصادی علاقمند ایرانی قرار دهد.
بر اساس برنامه‌ریزی صورت گرفته، هر یک از اعضای اتاق‌های بازرگانی سراسر کشور برای حضور در جلسات، ملزم به ثبت‌نام و درج اطلاعات خود (فقط به زبان انگلیسی) در فرم ارائه شده هستند تا کارت ورود به رویداد برای ایشان صادر و از طریق ایمیل ارسال شود.
همچنین شرکت‌های ایرانی در هر روز تنها می‌توانند با ۵ شرکت روس و با هر کدام صرفاً به مدت ۱۵ دقیقه مذاکره کنند. به منظور تعیین وقت مراجعه، انتخاب این طرف ها در فرم ثبت‌نام ضروری است. در عین حال، در صورت تمایل به مذاکره با بیش از ۵ شرکت، اعضا باید مجددا فرم ثبت نام را برای روزهای دوم و سوم تکمیل و طرف‌های خارجی موردنظر خود را نیز انتخاب کنند.
با توجه به اینکه روز چهارشنبه مورخ ۳۰ شهریورماه به شرکت‌های دانش‌بنیان و استارت‌آپ‌ها اختصاص یافته است، اولویت مذاکرات و وقت‌دهی با این مجموعه‌ها خواهد بود. سایر اشخاصی که موفق به دیدار هیات مذکور در روزهای اول و دوم نشده باشند، با اولویت پایین‌تری تعیین وقت شده و امکان دیدار خواهند داشت.
طبق این برنامه، پس از پایان ثبت‌نام، زمان‌های مراجعه در روزهای موردنظر از طریق ارسال ایمیل به آدرس مندرج در فرم، به اطلاع علاقمندان خواهد رسید. بدیهی است ممکن است ملاقات‌های ۱۵ دقیقه‌ای، به طور متوالی تنظیم نشده باشند. توجه به این نکته نیز ضروری است که حضور در جلسات مذاکرات دوجانبه، صرفا با ارائه کارت ورود به همایش (ارسالی از طریق ایمیل و حاوی اطلاعات زمان گفت‌وگو با طرف های روسی) میسر خواهد بود.