کارت بازرگانی اصلی‌ترین مدرک و سندی است که در تجارت خارجی ایران مورد استفاده و استناد قرار می‌گیرد و دریافت این کار برای تجار و بازرگانان اولین اقدامی است که باید برای حضور در عرصه تجارت خارجی برداشته شود. بر اساس ماده (3) قانون مقررات صادرات و واردات و ماده (10) آیین‌نامه اجرایی این قانون، اتاق ایران و وزارت صنعت، معدن و تجارت در فرایند صدور کارت‌های بازرگانی، مسئولیت مشترک دارند.
بر اساس این قوانین، مرجع صدور کارت بازرگانی، اتاق ایران است و وزارت صنعت، معدن و تجارت نیز مرجع تائید این کارت‌هاست. البته اتاق ایران مسئولیت صدور کارت بازرگانی را به اتاق‌های بازرگانی شهرستان‌ها تفویض کرده تا این اتاق‌ها بر اساس آیین‌نامه اجرایی قانون مقررات صادرات و واردات و اصلاحیه‌های بعدی آن که به تصویب هیأت وزیران رسیده است، نسبت به صدور کارت بازرگانی اقدام کنند.
در این فرایند اتاق‌های بازرگانی مدارک و مستندات متقاضی کارت بازرگانی را بر اساس مصوبه هیأت وزیران دریافت و صحت آن را کنترل می‌کنند و سپس وزارت صنعت مراتب را بررسی و در صورت صحت عملکرد اتاق و احراز انطباق اسناد با شرایط مندرج در آیین‌نامه، صدور کارت را تأیید می‌کند و پس‌ازآن کارت بازرگانی برای متقاضی صادر می‌شود.
اگر کلیت فرایند صدور کارت بازرگانی برای تجار، به فرایند صدور گواهینامه رانندگی تشبیه شود، اتاق‌های بازرگانی نقشی مانند آموزشگاه‌های رانندگی سطح شهر دارند و وزارت صنعت، معدن و تجارت در جایگاه پلیس راهنمایی و رانندگی نسبت به راستی‌آزمایی و احراز شرایط و اسناد متقاضی و درنهایت صدور گواهینامه رانندگی اقدام می‌کند.
فرایندهای عملیاتی- اجرایی کارت های بازرگانی
بر اساس قانون مقررات صادرات و واردات و آیین‌نامه اجرایی این قانون که به تصویب هیات وزیران رسیده است، اولین مرحله برای صدور کارت بازرگانی اعم از حقیقی و یا حقوقی، اظهار کردن محل دفتر کار متقاضی است ازاین‌رو متقاضی کارت بازرگانی باید در مرحله اول به سایت اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و تقاضای اظهارنامه ثبت‌نام در دفاتر تجارتی را ارائه کند.
در ادامه پس از دریافت اظهارنامه ثبت‌نام در دفاتر تجاری، در مرحله بعد متقاضی کارت بازرگانی باید برای ثبت‌نام وارد سامانه هوشمند کارت بازرگانی شود و تمامی مشخصات خود و یا شرکت را در فرم‌های مربوطه تکمیل کند. در این مرحله فرم‌هایی از قبیل فرم گواهی امضا، فرم تأییدیه بانک، گواهی عدم سوءپیشینه و فرم مبارزه با پول‌شویی ارائه می‌شود.
مرحله بعدی، پیش ثبت‌نام کد اقتصادی است و متقاضی باید با مراجعه به سایت سازمان امور مالیاتی، برای دریافت کد اقتصادی ثبت‌نام کند.
از دیگر نکات در روند ثبت‌نام کارت بازرگانی این است که متقاضی باید مدارک کارت ملی، کارت پایان خدمت، مدرک تحصیلی و اصل دسته‌چک را نیز ارائه کند و اسناد مالکیت به یکی از سه روش اجاره‌نامه دارای کد رهگیری، اجاره‌نامه محضری یا ارائه سند مالکیت بنام متقاضی یا یکی از اعضای هیات مدیره تحویل داده شود.
نکته دیگر اینکه سامانه کارت بازرگانی با سامانه‌های ثبت‌احوال، گمرک، سازمان امور مالیاتی، سازمان تأمین اجتماعی، سامانه پست و فهرست اسامی افراد غیرمجاز مرتبط است و مسائلی مانند اصالت کد ملی و مشخصات متقاضی، بدهی یا عدم بدهی متقاضی، استعلام کد پستی دفتر مرکزی و ... بررسی و اصالت آن تائید می‌شود.
همچنین دارا بودن حداقل 23 سال تمام برای متقاضی حقیقی و ارائه آگهی روزنامه رسمی تأسیس و کلیه تغییرات شرکت تا تاریخ صدور کارت برای متقاضیان حقوقی دریافت کارت بازرگانی الزامی است. ضمن اینکه اصل مدرک تحصیلی متقاضی نیز باید ارائه شود و در صورت نبودن مدرک تحصیلی که دارای معیارهای سنجش فعالیت در زمینه تجارت باشد، متقاضیان می‌توانند مدارک مثبته را به اتاق ارائه کنند تا در کمیسیون مربوطه، مدرک تحصیلی بررسی و مراتب احراز گردد.
در گام بعدی، متقاضیان بعد از اتمام ثبت‌نام در سامانه کارت بازرگانی، باید طبق آیین‌نامه مقررات برای حضور در کلاس‌های آموزشی توجیهی و تکمیلی دریافت کارت به مدت 16 ساعت طی 2 روز مراجعه کنند. مواد آموزشی شامل قوانین و مقررات صادرات و واردات، قوانین و مقررات گمرک و ترخیص کالا، مدیریت خرید، سفارشات خارجی، اعتبارات اسنادی و اینکوترمز هستند.
پس از برگزاری آزمون و دریافت حدنصاب نمره توسط واحد آموزش، پرونده متقاضی در کارتابل کارشناسان اتاق قرار می‌گیرد تا پس از تأیید کارشناس، پرونده جهت امضا به مدیریت ارجاع یابد. این مرحله، مدیریت بار دیگر کلیه پرونده را تأیید نهایی می‌کند و درنهایت جهت امضا دوم به سازمان صنعت، معدن و تجارت ارسال می‌شود.
درنهایت پرونده متقاضی دریافت کارت بازرگانی توسط سازمان صنعت، معدن و تجارت در استان‌ها بررسی و توسط رئیس این سازمان امضا می‌شود و به مرحله چاپ می‌رسد که چاپ آنکارت توسط اتاق‌ها انجام می‌شود و بعد از چاپ، تمامی کارت‌ها از سوی اتاق برای احراز مکان و راست آزمایی محل کار متقاضی، به آدرس دفتر کار پست می‌شوند.