یزدان سیف مدیر عامل شرکت بازرگانی دولتی ایران با ارسال نامه ای به ادارات کل غله و خدمات بازرگانی کلیه استان‌ها باموضوع « ارسال دستورالعمل خرید گندم داخلی توسط بخش غیر دولتی (خرید توافقی)» نوشت: با عنایت به سیاست‌های وزارت جهاد کشاورزی در خصوص ایجاد و توسعه کشاورزی قراردادی و همچنین اعلام تمایل بخش خصوصی برای خرید توافقی گندم از کشاورزان بدینوسیله دستورالعمل اجرایی خرید توافقی گندم توسط بخش غیر دولتی جهت اجرا ابلاغ می‌گردد:
1- ارائه درخواست توسط متقاضیان به تشکل‌ها و انجمن‌های صنفی ذیربط با ذکر مقدار، زمان و محل مورد نظر.
2- تشکل‌ها و انجمن‌های صنفی ذیربط نسبت به معرفی متقاضیان با ذکر مقدار و استان مورد نظر به شرکت بازرگانی دولتی ایران اقدام می‌نمایند.
3- شرکت بازرگانی دولتی ایران نسبت به انعکاس تقاضای تشکل‌ها و انجمن‌های ذیربط به اداره کل غله و خدمات بازگرانی استان اقدام می‌نماید.
4- متقاضی یا نماینده وی نسبت به اعلام مراکز خرید پیشنهادی به تفکیک شهرستان و با ذکر آدرس دقیق محل مورد نظر به اداره کل غله و خدمات بازرگانی استان اقدام می‌نماید.
5- اداره کل غله و خدمات بازرگانی استان با در نظرگیری محل استقرار مراکز خرید تضمینی و با رعایت حد فاصل بین مراکز خرید و تسهیل در روند خرید و با هماهنگی کارگروه خرید استان نسبت به تایید محل پیشنهادی متقاضای و یا اعلام محل جدید جهت ایجاد مرکز خرید اقدام و مراتب را حداکثر ظرف مدت 3 روز کاری از زمان اخذ پیشنهاد متقاضای به وی اعلام می‌نماید.
6- اهم ضوابط خرید توافقی توسط بخش خصوصی به شرح زیر می‌باشد و رعایت آن الزامی است:
6-1- خرید صرفا از کشاورزان صورت گرفته و خرید گندم از عوامل واسطه و دلال مجاز نمی‌باشد. به همین منظور استفاده از سامانه نرم‌افزاری معرفی شده توسط شرکت بازرگانی دولتی (سیفا 2) در مرکز خرید توافقی الزامی است.
6-2- خرید گندم صرفا در محل های تایید شده و با نظارت اداره کل غله و خدمات بازرگانی استان یا سازمان جهاد کشاورزی انجام می‌پذیرد.
6-3- متقاضی مکلف به ثبت عملیات خرید در سامانه سیفا 2 و ارائه فهرست اسامی کشاورزان با ذکر مقدار و ارزش گندم‌های خریداری شده می‌باشد.
6-4- متقاضی مکلف به خرید گندم با نرخ بالاتر از قیمت تضمینی می‌باشد.
6-5- در صورت نیاز به حمل گندم خریداری شده به خارج از استان، متقاضی می‌بایست مراتب را قبل از شروع عملیات حمل به اداره کل غله و خدمات بازرگانی استان با ذکر مقصد یا مقاصد مورد نظر اعلام نماید و شرکت پس از بررسی نسبت به انجام هماهنگی‌های لازم با مراجع استانی اقدام می نماید و کلیه فرآیندها می‌بایست در سامانه سیفا 2 ثبت گردد.
6-6- برای گندم‌های خریداری شده می‌بایست رسید خرید در سربرگ متقاضی چاپ و به تایید متقاضی و کشاورز رسیده و یک نسخه تحویل کشاورز گردد.
6-7- باسکول مورد استفاده در مراکز می‌بایست گواهی استاندارد داشته و در زمان خرید و خروج کالا از انبار دارای اعتبار باشد.
6-8- مراکز خرید به هیچ وجه نباید نسبت به خرید همزمان تضمینی و توافقی اقدام نمایند.
6-9- آرد حاصل از گندم خریداری شده توسط بخش خصوصی الزاما می‌بایست از طریق سامانه آرد سایر مصارف به فروش برسد.
7- در صورت عدم رعایت هر یک از ضوابط خرید توافقی مندرج در بند 6 این دستورالعمل از ادامه عملیات خرید توافقی توسط بخش غیردولتی ممانعت به عمل خواهد آمد.
8- نحوه تعریف مراکز خرید بخش خصوصی در سامانه سیفا2، صدور کد، ثبت و ضبط عملیات در سامانه سیفا 2، نحوه گزارش گیری از خرید و حمل، لینک با سامانه آرد سایر مصارف و ... مطابق دستورالعمل شماره 24/18780 مورخ 98/3/29 دفتر فناوری اطلاعات می‌باشد.
بنابراین گزارش مهدیگرمرودی مدیرکل دفتر فناوری اطلاعات شرکت بازرگانی دولتی در 29 خرداد سال جاری با ارسال نامه ای به شرکت های غله و خدمات بازرگانی مناطق 12 گانه (کلیه استان‌ها) ،دستورالعمل اجرایی نحوه استفاده از سامانه خرید گندم توسط بخش غیردولتی را اعلام اعلام کرده بود. متن این نامه به شرح زیر است.
سلام علیکم
احتراما، برابر بند 7 دستورالعمل خرید گندم داخلی توسط بخش غیردولتی (خرید توافقی) ابلاغی به شماره 2.16167 مورخ 98/3/19، سامانه سیفا 2 با نشانی syfa98gtc.ir راه‌اندازی و آماده بهره‌برداری می‌باشد.
از آنجا که تمام فعالیت‌ها در سامانه مذکور منطبق با سامانه خرید تضمینی سیفا در نظر گرفته شده است، شروع عملیات خرید توافقی گندم در هر استان، نیازمند صدر مجوز خرید توسط اداره کل خرید داخلی در ستاد است.
جهت انجام عملیات خرید گندم در این سامانه، لازم است کاربران محترم مسئول فناوری اطلاعات و کاربران محترم بازگرانی در استان‌های کشور ضمن ورود به سامانه جدید (با همان کد کاربری سامانه سیفا) اقدامات ذیل را انجام دهند:
اقدامات قبل از شروع خرید
1- حصول اطمینان از معرفی متقاضی توسط تشکل صنفی مرتبط و متعاقبا وفق مفاد دستورالعمل صدرالذکر اقدام و نسبت به تثبت مشخصات مراکز خرید بخش خصوصی در سامانه و مکاتبه با اداره کل خرید داخلی جهت فعالسازی مرکز خرید و صدور مجوز خرید توافقی با ذکر نام مرکز و مقدار تقاضای خرید
2- تعریف کاربران مراکز خرید بخش خصوصی و ارسال نام کاربری و رمز عبور به آنان
3- آموزش به کاربران ذیربط (فایل راهنمیا کاربران به پیوست دستورالعمل می‌باشد)
اقدامات در زمان انجام خرید:
1- صدور مجزو خرید توافقی برای هر یک از مراکز خرید بخش خصوصی، توسط کاربر مسئول امور بازرگانی با مسئول فناوری اطلاعات استان مربوطه در سامانه (پس از صدور مجوز توسط ستاد).
2- ثبت اطلاعات خرید توافقی (رسید خرید) توسط کاربران مراکز خرید به صورت برخط و همزمان با انجام خرید.