دبیر کل اتاق ایران در نامهای به رئیس سازمان توسعه تجارت، ضمن برشمردن ایرادات سامانه جامع تجارت، ضعف‌های اجرایی در فرایند تغییر شیوه تمدید و صدور کارت بازرگانی را مورد تاکید قرار داد.
محمدرضا رمضانی طی نامهای که درپی پاسخ حمید زادبوم به اشکالات و ابهامات مطرح شده از سوی اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران در زمینه فرایند جدید تمدید و صدور کارت بازرگانی، صادر شده است، مجموع مکاتبات و توصیه‌های پارلمان بخش‌خصوصی درباره سامانه جامع تجارت را بازگو کرد.
دبیر کل اتاق ایران تاکید کرده است که اتاقهای سراسر کشور از همان ابتدا همکاری همه جانبه خود را برای تغییر شیوه تمدید و صدور کارت بازرگانی انجام داده‌اند اما ایرادات و ضعف‌های سامانه جامع تجارت به قدری است که صدور اولین کارت بازرگانی در این سامانه، ۴۶ روز پس از آغاز به کار آن رقم خورده است.
مشکلات و ایرادات سامانه جامع تجارت در فرایند تمدید و صدور کارتهای بازرگانی به همراه موارد عینی و مصداقی، طی ماه‌هی گذشته بارها از سوی اتاقهای شهرستان‌های مختلف به سازمان توسعه تجارت اعلام شده است. اتاقهای سراسر کشور که به طور مستمر با فعالان اقتصادی در ارتباط هستند، با مراجعه و گلایه‌های متقاضیان مواجه شده‌اند به همین دلیل بر اساس وظیفه خود، نابسامانی‌های این سامانه را دسته‌بندی‌کرده و به اطلاع سازمان توسعه تجارت و سازمانهای صنعت، معدن و تجارت رسانده‌اند.
سازمانهای صنعت، معدن و تجارت در استانهای مختلف نیز بارها نسبت به مشکلات و ایرادات رویه جدید تمدید و صدور کارت بازرگانی واکنش نشان داده‌اند و مراتب را به وزارت صنعت، معدن و تجارت اعلام کرده‌اند.
محمدرضا رمضانی نیز در نامه خود ابراز داشته است، بارها به مسئولان دولتی توصیه شد که این پروژه با اجرای پایلوت در چند استان آغاز شود تا بعد از نمایان شدن ضعف‌ها، بتوان نسبت به اصلاح آن اقدام کرد. در این شرایط پس از کسب اطمینان از کارآمدی سامانه و رفع ایرادات، امکان اجرای سراسری آن فراهم خواهد شد.
در حالی که سرپرست وزارت صنعت، معدن و تجارت با پذیرش درخواست رئیس اتاق ایران، دستور به بازگشت فرایند تمدید و صدور کارت به حالت قبلی برای دو ماه آینده را داده است، سازمان توسعه تجارت در نامهای به اتاق ایران اشکالات این سامانه را نادیده گرفته و ایرادات مطرح شده را وارد ندانسته است.
در این زمینه دبیر کل اتاق ایران در نامه خود به رئیس سازمان توسعه تجارت آورده است: «براساس اطلاعات واصله از سوی متقاضیان دریافت و تمدید کارت بازرگانی مبنی بر عدم امکان ثبت درخواست در سامانه جامع تجارت و پیگیری نمایندگان اتاق ایران در این خصوص طبق اذعان کارشناسان محترم وزارت صمت ایرادات فنی و مشکلات عدم امکان ارتباط با سامانه های بانک مرکزی و سازمان امور مالیاتی موجب بروز مشکلات مربوطه شده است. لذا اعلام مشکل از سوی اتاق در حالی که سامانه کارت هوشمند بازرگانی که به مدت ده سال نسبت به صدور و تمدید کارت بدون مشکل اقدام می نموده است با موارد مطروحه توسط سازمان توسعه تجارت در تضاد است.»
متن کامل نامه محمدرضا رمضانی دبیر کل اتاق ایران به حمید زادبوم، معاون وزیر و رئیس سازمان توسعه تجارت به شرح زیر است:
جناب آقای زادبوم معاون محترم وزیر و رئیس کل سازمان توسعه تجارت ایران
با سلام
بازگشت به نامه شماره ۲۰۰۲۸/۱۰۰/۹۹ مورخ ۱۸/۰۶/۱۳۹۹ در خصوص آغاز فرآیند صدور و تمدید کارت بازرگانی از طریق سامانه جامع تجارت به استحضار می رساند، اتاق ایران مستندا به مواد (۳) و (۱۰) قانون مقررات صادرات و واردات و آیین نامه اجرایی آن در فرآیند صدور و تمدید کارتهای بازرگانی به عنوان متولی صدور کارت بازرگانی و در اجرای تکالیف قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و طبق توافقات سه جانبه فی مابین اتاق ایران، وزارت صمت و ستاد مبارزه با قاچاق کالا و ارز و بر اساس ابلاغیه شماره ۲۹۷۹۳۶/۶۰ مورخ ۸/۱۱/۱۳۹۸ آمادگی خود را در اجرای صحیح و دقیق قانون مزبور و فرآیند جدید صدور و تمدید کارت از طریق سامانه جامع تجارت اعلام نموده است.
در این راستا و در تعامل و همکاری با سازمان توسعه تجارت ایران و در اجرای بخشنامه شماره ۱۳۴۸۳/۱۰۰/۹۹ مورخ ۳۱/۰۴/۱۳۹۹، اتاق ایران نسبت به مسدود نمودن سامانه کارت هوشمند به جهت صدور کارت، اقدام و از تاریخ ۱۵/۰۵/۱۳۹۹ نیز دریافت تقاضای تمدید کارت از سامانه را مسدود نمود.
متاسفانه آن سازمان محترم طی بخشنامه شماره ۱۲۳۷۶/۱۰۰/۹۹ مورخ ۲۳/۰۴/۱۳۹۹ در یک ضرب‌الاجل غیرمنتظره و خطاب به روسای محترم سازمان های صمت ۳۱ استان و جنوب استان کرمان اعلام نمود که سازمانهای صمت می بایست از تاریخ ۰۱/۰۵/۱۳۹۹ از پذیرش و تایید کارت های صدوری از سامانه اتاق ایران خودداری نموده و از صدور و تمدید کارت بازرگانی جلوگیری نمایند که مورد اعتراض نمایندگان اتاق ایران قرار گرفت.
بر اساس مذاکرات انجام شده توسط نمایندگان اتاق ایران و سازمان توسعه تجارت ایران و طبق درخواست اتاق ایران مبنی بر اجرای مرحله به مرحله اقدامات در خصوص برنامه زمان‌بندی انتقال فرآیند صدور و تمدید کارت بازرگانی و سامانه یکپارچه اعتبارسنجی و رتبه‌بندی اعتباری، آن سازمان محترم طی نامه شماره ۱۳۸۱۵/۱۰۰/۹۹ مورخ ۰۱/۰۵/۱۳۹۹ به روسای محترم سازمانهای صمت ۳۱ استان و جنوب کرمان ابلاغ نمود که عملیات صدور کارت بازرگانی از تاریخ ۰۱/۰۵/۱۳۹۹ در سامانه اتاق بازرگانی متوقف و صرفاً در سامانه یکپارچه اعتبارسنجی انجام گردد و در مورد تمدید کارت بازرگانی تا تاریخ ۱۵/۰۵/۱۳۹۹ همچنان عملیات در سامانه اتاق بازرگانی قابل انجام باشد. ولی از تاریخ مذکور عملیات تمدید کارت بازرگانی نیز در سامانه اتاق بازرگانی متوقف و صرفاً در سامانه اعتبارسنجی انجام گردد.
نماینده اتاق ایران در جلسات متعدد با نمایندگان وزارت صمت و سازمان توسعه تجارت، موکدا درخواست نموده است که فرآیند صدور و تمدید کارت ها در سه استان کشور نظیر استان خراسان رضوی، فارس و آذربایجان شرقی به صورت آزمایشی اجرا شود و پس از رفع ایرادات سامانه، مراتب در سایر استان ها و به صورت گسترده به اجرا در آید. در این ارتباط اتاق ایران طی مکاتبات متعدد با جناب آقای دکتر جهانگیری معاون اول محترم رئیس جمهور، جناب آقای دکتر مدرس خیابانی سرپرست محترم وقت وزارت صمت و جناب آقای دکتر سرقینی سرپرست محترم وزارت صمت، ایرادات فنی و اشکالات موجود را اعلام نموده است و خواهان اجرای فرآیند مزبور در سه استان کشور به صورت پایلوت و آزمایشی شده است. اما متاسفانه عدم انجام تست عملیاتی و انجام فاز پایلوت استانی باعث شده است که اولین کارت با تاخیر بسیار در تاریخ ۱۶/۶/۹۹ و بعد از گذشت ۴۶ روز از اجرای پروژه صادر گردد.
فعالان اقتصادی در طول ماه های گذشته مبادرت به تشکیل پرونده صدور یا تمدید نموده اند که فقدان زیرساخت های مناسب سامانه ای، عدم آمادگی سامانه جامع تجارت و ایرادات فنی وارده بر آن و نیز اختلال سامانه مذکور در ارتباط با سامانه های سایر دستگاه ها و نهادها، ضمن ایجاد بلاتکلیفی و سردرگمی فعالان اقتصادی، باعث عدم صدور یا تمدید کارت ها و در نتیجه توقف فعالیت های تولیدی، تجاری و صادراتی ایشان گردیده و زمینه اعتراضات گسترده فعالان اقتصادی و تشکل های مربوطه را نسبت به اتاق های سراسر کشور فراهم کرده است.
متاسفانه ضرب الاجل مزبور موجب سردرگمی و ابهام کارشناسان سازمان صمت استان نیز شده و به اذعان ایشان، صدور و تمدید کارت از طریق سامانه جامع تجارت دچار ایرادات فنی بسیاری است. برای نمونه، نامه شماره ۳۶۵۴۴/۱۲ مورخ ۲۳/۰۶/۹۹ سازمان صمت استان کرمانشاه و نامه شماره ۴۹۰۰۳/۱۰۴ مورخ ۰۶/۰۶/۱۳۹۹ سازمان صمت استان اصفهان مبنی بر عدم امکان صدور و تمدید کارت از طریق سامانه اعتبارسنجی و رتبه بندی اعتباری گویای این مطلب است.
براساس اطلاعات واصله از سوی متقاضیان دریافت و تمدید کارت بازرگانی مبنی بر عدم امکان ثبت درخواست در سامانه جامع تجارت و پیگیری نمایندگان اتاق ایران در این خصوص طبق اذعان کارشناسان محترم وزارت صمت ایرادات فنی و مشکلات عدم امکان ارتباط با سامانه های بانک مرکزی و سازمان امور مالیاتی موجب بروز مشکلات مربوطه شده است. لذا اعلام مشکل از سوی اتاق در حالی که سامانه کارت بازرگانی هوشمند که به مدت بیش از ۱۰ سال نسبت به صدور و تمدید کارت بدون مشکل اقدام می‌نموده است با موارد ذکر شده توسط سازمان توسعه تجارت در تضاد است.
با توجه به موارد مطروحه در خصوص مشکلات موجود در تعامل دو سامانه جلسه ای مشترک در تاریخ ۱۷/۶/۱۳۹۹ با حضور کارشناسان دفتر توسعه تجارت الکترونیک برگزار و تمامی نکات مورد نظر مطرح گردید.
علیهذا نظر به مراتب فوق الذکر و با توجه به موارد مطروحه در نامه شماره ۲۰۰۲۸/۱۰۰/۹۹ مورخ ۱۸/۰۶/۱۳۹۹، در خصوص موضوعات ۱۸ گانه موارد ذیل را اشعار می نماید:
۱- بر خلاف ادعای عنوان شده، اتاق ایران در سامانه کارت بازرگانی هوشمند از سالهای گذشته، استعلامات مورد نیاز خود را بصورت الکترونیکی از ۱۰ سازمان نظیر ثبت احوال، گمرک، تامین اجتماعی، امور مالیاتی، پست، ثبت شرکتها، نظام وظیفه و ... انجام می‌دهد و صرفا بر اساس خوداظهاری نسبت به اعتبارسنجی متقاضیان کارت، اقدام نمی‌کند. در موضوع کدپستی برخی از کارتهایی که دچار مشکل در ارسال به سامانه کارت شده اند، دلیل آن به علت یکسان بودن کدپستی منزل و کدپستی دفتر مرکزی متقاضی بوده است. لذا نیاز است استعلام های دریافتی توسط وزارت صمت، قبل از ارسال به اتاق مورد بررسی قرار گیرد.
۲- در مورد اعتبار ۵ ساله کارتهای تولیدی، در تعدادی از پرونده‌های ارسالی، علیرغم وجود اطلاعات مبنی بر تولیدی بودن متقاضی کارت، اطلاعات به صورت غیرتولیدی به اتاق ارسال شده است و پس از ارائه مدارک توسط دارنده کارت و ارتباط با همکاران فنی وزارت صمت، مشخص گردید این موضوع نیاز به بررسی مجدد استعلام‌های دریافت شده توسط سامانه اعتبارسنجی و تغییر در پیاده‌سازی آن سامانه دارد. لازم به توضیح است که دارندگان کارتهایی که پروانه فعال و ابطالی داشتند، به دلیل وجود اطلاع ابطالی، تولیدی محسوب نشده بودند.
۳- در موضوع حذف فرم "د" و فرم "الف" در جلسه مورخ ۱۷/۶/۹۹ تصمیم بر آن شد در کمیته کارت اتاق ایران این موضوع بررسی شود. در تاریخ ۱۹/۶/۹۹ این کمیته تشکیل و با توجه به اینکه استعلام‌های مربوط به این فرمها از سمت بانک مرکزی و سازمان امور مالیاتی در اختیار اتاق ایران قرار نمی‌گیرد مقرر گردید به جهت جلوگیری از ایجاد مشکلات حقوقی برای اتاقها، فعلا اقدامی جهت حذف آنها صورت نپذیرد.
۴- در بند فوق توضیح داده شد.
۵- سامانه جدید اعتبارسنجی هیچ تغییری در کارهای کارشناسان اتاقهای کشور ایجاد ننموده است که نیازمند آموزش و یا تهیه مستند برای آنها باشد. تا قبل از راه اندازی این سامانه، شروع فرآیند توسط متقاضی از طریق پنل کاربری بر روی سامانه کارت انجام می‌شد و پس از طی مراحل به کارتابل کارشناس اتاق جهت بررسی و تایید ارجاع می‌گردید. هم اکنون نیز در سامانه جدید، شروع فرآیند از طریق سامانه جامع می باشد. بعد از ارسال پرونده در صورتی که خطایی نداشته باشد اطلاعات ارسالی در کارتابل بازرگان ثبت شده و بعد از تایید متقاضی در اختیار کارشناس اتاق قرار می گیرد. شایان ذکر است پس از پیگیری های مکرر از تیم فنی وزارت صمت، پس از گذشت ۱۵ روز از آغاز پروژه و در تاریخ ۱۵/۵/۹۹، جلسه آموزشی جهت آشنایی با فرآیند جدید صدور و تمدید کارت در سامانه جامع تجارت بصورت ویدئوکنفرانسی برای مدیران و کارشناسان اتاقهای سراسر کشور برگزار گردید.
۶- به علت عدم پیاده‌سازی سامانه جامع در زمان ثبت درخواست متقاضی، و به علت وجود فرآیند جاری تمدید و یا تمدید انجام شده در سامانه اتاق بازرگانی، طبعاً تعدادی از کارتهایی که اقدام تمام شده یا ناتمام در سامانه کارت اتاق دارند، با خطای اشاره شده مواجه می‌شوند که پس از تکمیل پیاده‌سازی کارشناسان در سامانه جامع، این قبیل موارد باید به حداقل برسد.
۷- موضوع عدم پاسخگویی مناسب کارشناسان مرکز تماس سامانه جامع مورد تایید اغلب بازرگانان مراجعه کننده به اتاق می‌باشد. علاوه بر آن از همان ابتدای مرداد و آغاز دستوری پروژه در صفحه اول سامانه کارت بازرگانی توضیحات کافی به شرح ذیل ارائه شده است:
لذا ادعای: "عدم اطلاع‌رسانی مناسب به بازرگانان توسط آن اتاق علیرغم درخواست این موضوع طی رونوشت تمامی مکاتبات از سال گذشته و حتی عدم آشنایی کارشناسان اتاقهای شهرستان‌ها با فرآیند جدید و در نتیجه پاسخگویی حضوری یا تلفنی ناقص به متقاضیان" صحیح نمی‌باشد.
۸- به علت وجود اطلاعات افراد غیرمجاز با اطلاعات قدیم و شماره قدیم کارت در سامانه کارت و همچنین وجود بدهی گمرکی و بررسی گمرکی برای بدهی با شماره قدیم کارت، استفاده از شماره قدیم در استعلام اولیه ضروری است و نمی توان صرفاً بر اساس شماره/شناسه ملی اقدام نمود. این مهم قبلتر در صورتجلسه مورخ ۱۱/۵/۹۹ هم اشاره گردید و مجدد در جلسه ۱۷/۶/۹۹ بر لزوم آن تاکید شده است که همچنان از سوی سامانه جامع تجارت پیاده سازی نشده است.
۹- بدیهی است که ارتباط سامانه‌های نرم‌افزاری از طریق وب سرویس، نیاز به قراردادی توافق شده دارد. طبق صورتجلسه مورخ ۱۱/۵/۹۹ مبنی بر ارائه وب سرویس به اتاق ایران جهت ثبت درخواست حذف، هماهنگی خاصی جهت نحوه پیاده‌سازی و یا ارائه این سرویس تاکنون صورت نگرفته است. حذف می‌تواند از هر دو سامانه صورت گیرد و پس از ثبت درخواست حذف، اطلاع حذف جهت تایید عملیات، منطقی بنظر می‌رسد. لذا ادعای مطرح شده مبنی بر آماده بودن وضعیت و یا وب سرویس (که حتی در مورد روش آن توافقی صورت نگرفته است)، دور از ذهن می‌باشد؛ چرا که پس از آماده‌سازی، لازم است به طرف مقابل اعلام شود که از سرویس جدید و یا وضعیت جدید با شرایط مشخص استفاده گردد. همچنین در جلسه ۱۷/۶/۹۹ مجدد درخواست شد تا وب سرویس حذف توسط وزارت صمت بررسی گردد که نشان می‌دهد عبارت "این موضوع مستلزم تکمیل پیاده‌سازی این وب‌سرویس در سامانه آن اتاق بوده و نیازی به وب‌سرویس جدید نیست. " صحیح نمی باشد.
۱۰- در زمان تست سیستم و پیش از عملیاتی شدن، یکی از درخواست های اتاق، تست حالت‌های مختلف بوده است. نظیر اتباع خارجی، اتاقهای تعاون، استان‌هایی که در آنها چند اتاق وجود دارد (اصفهان/کاشان و ...) که متاسفانه این قبیل از موارد، در فاز تست، مورد بررسی قرار نگرفت و عملاً با اطلاعات واقعی بازرگانان و در سرورهای اصلی اتاق و صمت، تست و عملیاتی شدن بصورت همزمان صورت پذیرفت. تا تاریخ ۲۳/۶/۹۹ نمونه موفق برای اتباع خارجی با اطلاعات صحیح دریافت نشده است و حتی تنها موردی هم که اقدام به ثبت نام نموده، با ملیت ایرانی برای اتاق ایران ارسال شده است که متاسفانه مانع انجام کار امثال ایشان خواهد شد.
۱۱- با توجه به تجربه تلخ صدور و تمدید، بهتر است موضوع اعلام به گمرک سریعتر توسط صمت و اتاق انجام پذیرد تا مشکلات جدید به موارد قبلی اضافه نگردد.
۱۲- برخی از فرایندهای مرتبط با کارت بازرگانی از جمله ابطال، تعلیق، انتقال، المثنی و غیرفعال سازی در سامانه جامع تجارت لحاظ نشده است و امکان ابطال یا غیرفعال نمودن کارت توسط اتاق یا متقاضی امکان پذیر نمی باشد.
۱۳- تست کارت اتاق تعاون مستلزم فراهم نمودن داده تستی توسط وزارت صمت در زمان تست و راه‌اندازی اولیه سیستم بوده است. همانطور که در بند ۱۰ مطرح شد، عملا تست گسترده برای سیستم صورت نگرفته است و حداکثر ۲۰ کارت متمایز ولی با دیتای تقریباً یکسان ارسال شده است. کارت اتاق تعاون نیز بعد از اجرای پروژه و در سرور واقعی و نه تستی بررسی شد که این امر نیز با اصول آغاز بهره برداری از نرم‌افزار جدید سازگار نمی‌باشد.
۱۴- تست مربوط به استانهای دو سازمانی توسط اتاق انجام نشده و درصورتی که کارشناسان صمت در این موضوع مشکلی ندارند اتاق ایران نیز تاکیدی بر آن ندارد.
۱۵- با توجه به قطع ارتباط وب سرویسی اتاق ایران با سازمان امور مالیاتی به دلیل درخواست وزارت صمت، سایر فرآیندهای موجود در سامانه کارت نظیر ابطال، انتقال، المثنی و ... نیز عملاً از کار افتاده‌اند و با توجه به زمانبر بودن تحلیل و پیاده‌سازی سایر فرآیندها، از روند توافق قبلی (پایان شهریور) بسیار عقب می‌باشیم.
۱۶- طبق صورتجلسه مورخ ۱۱/۵/۹۹، لازم است وب سرویسی در اختیار اتاق قرار داده شود تا در لحظه صدور گواهی مبدا، از اعتبار کارت اطمینان حاصل شود. با توجه به جدا بودن سیستم‌ها، ممکن است اعلام غیرفعال شدن کارت توسط صمت به سامانه اتاق، به هر دلیلی با تاخیر یا مشکل مواجه شود که این امر می‌تواند منجر به صدور گواهی مبدا برای کارت غیرمعتبر گردد. با توجه به اهمیت موضوع مجدد این درخواست در صورتجلسه ۱۷/۶/۹۹ نیز آورده شده است.
۱۷- هم اکنون اغلب سازمان‌ها سرویس‌ها و خدمات خود را به مخاطبین متعددی با تعریف نامهای کاربری مختلف ارائه می‌نمایند. لذا از لحاظ فنی امکان تفکیک درخواستهای گواهی ۱۸۶ توسط سازمان امور مالیاتی با ساده‌ترین و کم‌هزینه‌ترین راه‌حل و تعریف نام کاربری متفاوت برای وزارت صمت و اتاق ایران در ورودی وب سرویس مقدور بوده و محرز است که قطع دسترسی اتاق ایران به این استعلام جنبه فنی نداشته است.
۱۸- همچنین در خصوص کاهش چشمگیر تعداد صدور و تمدید در بازه فعال شدن سامانه جامع تجارت، موارد زیر قابل توجه می‌باشد:
از ابتدای مردادماه تا تاریخ ۲۳/۶/۹۹، از ۶۶۵ کارت ارسالی توسط وزارت صمت، تنها ۴۸ مورد به صدور یا تمدید کارت منجر شده‌اند. که اولین کارت در تاریخ ۱۶/۶/۹۹ و بعد از گذشت ۴۶ روز از اجرای پروژه با پیگیری‌های متعدد صورت پذیرفته است.
۳۳۰ مورد به دلیل نقص مدارک و یا خطا در اطلاعات ارسالی در ابتدای کار توسط سامانه اتاق به وزارت صمت بازگشت داده شده‌اند.
برای موضوع تکمیل شماره اقتصادی با شماره ملی طبق صورتجلسه مورخ ۱۷/۶/۹۹ مقرر گردید تغییرات مربوطه، توسط وزارت صمت صورت پذیرد و در صورت عدم ارسال خطا بازگردانده شود.
به دلیل عدم همخوانی اطلاعات ارسال شده توسط وزارت صمت با توافق اولیه در قرارداد وب سرویس‌ها، برخی از فیلدهای اطلاعاتی که مورد نیاز این وزارت نبوده است، جهت تسهیل عملیات بازرگان در سامانه اتاق قابل ویرایش شده است تا امکان اصلاح برای بازرگان بدون رفت و برگشت وجود داشته باشد.
در موارد ارسالی صمت، مشکلاتی نظیر نامشخص بودن جنسیت فرد، مشکل در تعیین تولیدی/غیرتولیدی بودن، مشکل در نبود کد اقتصادی در فیلد توافق شده، عدم همخوانی اطلاعات تفصیل و استعلامی ارسالی توسط صمت، ارسال کارت با وجود چک برگشتی و ... وجود داشته است که اگر فاز تست و پایلوت استانی محقق می‌گردید این موارد قبل از رسیدن حجم عظیمی از پرونده ها برطرف می‌شد.
پذیرش فرمت‌های گوناگون برای پیوست مدارک، به جدید و یا قدیم بودن سامانه‌ها مرتبط نمی‌باشد. فرمت‌های JPG, PNG, PDF فرمت‌های پرکاربرد و توصیه شده توسعه دهندگان وب سایت ها می‌باشند و این موضوع با جستجو در محیط وب قابل استخراج است. از دلایل محدود شدن فرمت تصاویر، امکان استفاده از ابزارهای دیگر جهت فشرده‌سازی اطلاعات بدون از دست رفتن کیفیت، امکان استخراج متن از عکس و ... می‌باشد که به همین جهت در سامانه‌های مبتنی بر وب فرمت‌های ورودی محدود می‌گردند. از لحاظ فنی برداشتن محدودیت فوق در سامانه اتاق، مشکل اجرایی ندارد. ولی بدیهی است که منجر به از دست دادن خدمات ارزش افزوده فوق می‌گردد.
همچنین در مورد حجم فایل ارسالی نیز، محدودیت طبیعتاً در هر سامانه تحت وبی وجود داشته و خواهد داشت. و بر اساس زیرساختهای ذخیره‌سازی و ارتباطی موجود در مورد حداکثر سایز فایلها می‌توان نظر کارشناسی داد.
نکته مهم دیگر آن است که اعتبارسنجی اطلاعات ارسالی توسط اتاق، در دو مرحله صورت می‌پذیرد. در مرحله اول، موارد ابتدایی نظیر وجود فرآیند جاری انجام می‌پذیرد. در صورتیکه وزارت صمت یا متقاضی، مشکلات اولیه را برطرف نمایند، اطلاعات ارسالی وزارت صمت وارد فاز دوم اعتبارسنجی اتاق می‌گردند که عملاً به دلیل مشکل فقدان کد اقتصادی، اطلاعات محل ثبت، محل تولد و ... که به مرور مشخص و رفع شدند، کارتها بازگشت میخوردند.
در ضمن، در صورتیکه مطابق توافق اولیه، سامانه جامع پیش از شروع، وب سرویس اتاق را فراخوانی می‌کرد، هیچ یک از بازرگانان با مشکل وجود فرآیند جاری مواجه نمی‌شدند و پیش از اقدام در سامانه جامع، وضعیت کارت قبلی خود در سامانه اتاق را مشخص می‌کردند.
همچنین در مورد رد درخواست بعلت وجود فرآیند جاری همانطور که بارها در جلسات عنوان شده بعلت پرداخت وجوه درآمدی در هر فرآیند و صدور اسناد مالی امکان حذف سیستمی وجود ندارد و خود بازرگان و یا اتاق استانی با هماهنگی با واحدهای مالی باید نسبت به حذف فرآیند اقدام نمایند تا سوابق پرداختی بازرگان دچار اختلال نگردد و با حذف فیشهای پرداختی از سامانه دچار مشکل نگردند. همانطور که در جلسه ۱۷/۶/۹۹ عنوان شد قرار شد صرفاً پیامکی مبنی بر حذف فرآیند توسط خود بازرگان به ایشان ارسال شود که با توجه به دستور سرپرست محترم وزارت صمت مبنی بر اعطای مهلت ۲ ماهه به سامانه جامع تجارت و بازگشت به سامانه کارت هوشمند اتاق و انجام فرآیندهای باقیمانده در آن حذف آنها نیازی نمی‌باشد.
لذا با عنایت به موارد فوق الذکر و نیز الزام وزارت صمت مبنی بر آغاز فرآیند صدور و تمدید کارت از سامانه جامع تجارت اعلام می دارد مسئولیت عواقب تعلل و تاخیر در تجارت خارجی کشور و روند صدور و تمدید کارت بازرگانی به عهده آن سازمان می باشد. بر همین اساس و به منظور تسهیل امور فعالان اقتصادی، جهت عملیاتی شدن درخواستهای مطروحه، دستور اقدامات لازم را صادر فرمایید.